Under 25 år i IT-branschen, först som fast anställd och sedan som konsult, har jag fått se en hel del kontorsarbetsplatser. De är oftast ganska lika, men det finns ändå några distinkta kontorstyper i dagens företag som existerar vid sidan av varandra. Alla har sina för- och nackdelar och fyller delvis olika funktioner, men man kan ändå se att vissa trender gör sig gällande.
På mina första jobb var det standard att var och en hade ett eget kontorsrum på några få kvadratmeter. Det är fortfarande den modell som de flesta kontorsarbetare föredrar om de får möjlighet att välja. Det kan vara skönt att ha ett eget krypin där man kan stänga dörren om sig när man vill arbeta ostörd av andra. Om man ringer privata telefonsamtal behöver man inte känna sig generad av att andra lyssnar. Hel klart betyder det också en del för självkänslan att man har sitt eget rum, med namnskylt utanför dörren.
Men det finns också en del nackdelar för de anställda med dessa så kallade cellkontor. De begränsar möjligheterna till spontant småprat med arbetskamraterna. Du måste aktivt söka upp den du vill diskutera något med om inget möte finns inplanerat. För den som jobbar i team eller projekt försvåras den yrkesmässiga kommunikationen. Den som av en eller annan anledning inte deltar i de gemensamma fikarasterna hamnar lätt utanför gemenskapen.
Utan tlllgång till någon exakt statistik är det ändå ganska uppenbart att cellkontoren är på tillbakagång. Jag hittar en uppgift om att det idag bara är ungefär var tredje kontorsanställd i Sverige som har eget rum.
Jag ser framför mig hur ekonomichefen på företaget X vandrar runt i korridorerna och funderar över hur man kan minska företagets utgifter. Kontorshyran är ju ofta en betydande utgiftspost i bokföringen. Då sticker det i ögonen att så många av medarbetarnas rum står tomma. Folk är lediga, vabbar, jobbar hemifrån, flexar, befinner sig på möte eller på tjänsteresa… och ofta står en överväldigande majoritet av rummen tomma vid en godtycklig tidpunkt på dagen. Här finns pengar att spara, tänker ekonomichefen.
Och så bestämmer man sig för att satsa på öppna kontorslandskap. Genom att slå ut väggarna mellan rummen kan man ofta få plats med lika många anställda på halva kontorsytan eller ännu mindre. Arbetsytan per anställd minskar alltså. Det blir enkelt för företaget att anpassa kostymen när antalet anställda ökar eller minskar. Outnyttjade utrymmen kan sägas upp eller hyras ut.
En del av personalen trivs med förändringen. Nu blir det lättare att kommunicera med andra i teamet. Gemenskapen kan många gånger öka.
Men de flesta som jobbar i öppna landskap är övervägande negativa. För den som har arbetsuppgifter som kräver koncentration är det ofta störande med kollegernas högljudda samtal. Stressen ökar när möjligheten till avskildhet minskar. De gemensamma fikapauserna tenderar att försvinna eftersom många föredrar att dricka sitt kaffe vid skrivbordet – man har ju ändå arbetskamraterna in på livet hela dagen.
Nu är ekonomichefen ute på en ny runda. Han konstaterar nöjt att kontorshyran minskat betydligt. Men… fortfarande står kanske två av tre skrivbordsplatser tomma under större delen av arbetsdagen. Här måste ju finnas mer pengar att spara!
Det är kanske nu det är dags för ABW – Activity Based Workplace! ABW innebär att de anställda inte längre har några fasta platser. Alla får sätta sig där de hittar en ledig plats för dagen. Kommer du sent på förmiddagen en dag när många är på kontoret, så får du kanske leta länge innan du hittar en lämplig plats där du kan placera din bärbara dator, alternativt logga in på en stationär dator som tillhör själva platsen.
Pärmbärarna försvinner – när man inte har någon fast plats finns det gränser för hur mycket man kan plocka med sig. Det finns över huvud knappast längre utrymme för att samla dokument i pärmar i det lilla förvaringsskåp som du tilldelats. Det är inte utan att man kan få flashbacks till hur det brukade vara på gymnasiet, där skåpet ofta blev den fasta punkten i tillvaron.
Huvudtanken i konceptet ABW är alltså att arbetsytan ska vara ”aktivitetsbaserad”. Det innebär bland annat att lokalerna ska tillåta att man skapar tysta zoner dit den som behöver arbeta ostört kan söka sig. Och viktigt är också att det ska finnas en flexibilitet som tillåter personalen att ordna både planerade och spontana möten. Men tillämpningen kan variera mycket mellan olika arbetsplatser.
Jag har arbetat på ett stort svenskt företag under det stegvisa införandet av ABW. Införandeprojektet producerade massor av information och en rad olika regler. Bland annat slogs det fast att om man skulle vara borta från sin tillfälliga arbetsplats under mer än 15 minuter så gällde principen ”clean desk” – man förutsattes helt enkelt plocka med sig sin laptop och eventuella personliga tillhörigheter. Efter mötet, lunchen eller det längre toalettbesöket var det återigen dags att ge sig ut på jakt efter en ny skrivbordsplats.
Att personer i samma team gärna sökte sig till samma hörn av lokalerna sågs inte med blida ögon. Det tenderade att minska rörligheten. Om du hittat en plats i närheten av dina kolleger var du kanske inte så pigg på att än en gång börja rundvandringen efter en ledig plats. Och efter exempelvis ett obligatoriskt avdelningsmöte blev det mer eller mindre omöjligt att hitta ett något så när samlat utrymme för dig och dina kolleger.
Många kom därför att välja att bortse från 15-minutersregeln för att i stället försöka bita sig fast vid samma plats hela dagen. Och i strid mot regelverket blev det allt vanligare att personalen markerade platser med väskor eller kläder.
Över huvud taget var förståelsen för att folk ville sitta tillsammans mycket låg bland de ansvariga för införandeprojektet. ”Det finns ju mejl och chatt!”
Att det även kan finnas behov av informella samtal kolleger och vänner emellan sågs inte som relevant. ”När det finns hundratals eller tusentals trevliga nya ansikten att bekanta sig med oavsett var man råkat hamna under arbetspasset!”
De ansvariga valde att bortse från det som tidigare brukat betraktas som självklarheter inom arbetslivet – att det spontana småpratet inte bara har stor betydelse för trivseln, utan även för produktivitet och innovation.
Eftersom jag är morgonpigg och anlände till kontoret bland de första, så kunde jag välja samma plats varje morgon. Detta ledde till klagomål från de ansvariga, som givetvis inte framfördes direkt till mig, utan till min närmaste chef som förutsattes se till att jag rättade in mig i ledet. En period växlade jag för syns skull mellan två skrivbordsplatser bredvid varandra. Men snart kändes det som så fånigt att jag helt enkelt struntade i det.
Någon enstaka gång kunde man även hitta en anonym lapp som företaget låtit massproducera på skrivbordet. Innebörden i meddelandet var att ”en kollega hade önskat sitta på den här platsen, men tyvärr hade du markerat den”. Vem som faktiskt spred lapparna lyckades jag aldrig lista ut. Ett tag gick det också omkring studenter med läsplattor där de dokumenterade platsutnyttjandet. Hur den dokumentationen användes blev aldrig klargjort.
Med tiden började man ana en viss uppgivenhet bland dem som drev ABW-projektet. Alltför många både anställda och konsulter valde att glömma bort kravet på ”clean desk”.
Trots allt är det tydligt att de flesta föredrar ABW framför de gamla öppna landskapen. I mitt exempel fick lokalerna en radikal ansiktslyftning och arbetsmiljön förbättrades rejält genom olika smarta planlösningar. De som hade behov av att jobba ostört fick nu betydligt större möjligheter att hitta en lämplig arbetsplats.
Samtidigt är det svårt att inte uppfatta ABW som ett led i ett anonymiserande av arbetstagarna. Borta är namnskyltarna, familjefotona och de personliga tillhörigheterna. Det är knappt det märks om du är på jobbet över huvud taget, när du mycket väl kan sitta på ett helt annat våningsplan eller hus än dina närmaste kolleger. En gemensam lunch eller fikapaus måste planeras och organiseras, och är du ny på jobbet kan du lätt lämnas vind för våg.
Och den dagen företaget inte behöver dig längre, när din tjänst outsourcas eller ”offshoras”, är det kanske inte många som lägger märke till att du försvinner.
Jan Czajkowski